Wynajem samochodu w kosztach firmy

Samochód to niezbędne narzędzie komunikacji w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na to, czy jest to mała, jednoosobowa firma, czy też duże przedsiębiorstwo. Właściwe funkcjonowanie firmy przez samochodu jest praktycznie niemożliwe, a przynajmniej bardzo trudne.

Wiadomo jednak, że zakup auta firmowego wiąże się ze sporym nakładem finansowym, zwłaszcza dla przedsiębiorcy, który dopiero rozpoczyna przygodę z prowadzeniem firmy.

W tej sytuacji warto rozważyć, wynajem samochodu, czyli skorzystanie z wypożyczalni aut.

W tym momencie pojawia się jednak pytanie, w jaki sposób dopełnić niezbędnych formalności i rozliczyć koszty wynikające z użytkowania takiego samochodu?

Wynajem samochodu – definicja

Wynajem samochodu odbywa się na podstawie umowy najmu, zgodnie z art. 659 par. 1 kodeksu cywilnego. Z przytoczonego powyżej przepisu wynika, że „przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz”.

Koszty wynajmu

Przedsiębiorca, który decyduje się na wynajęcie auta jest zobligowany do uregulowania czynszu, a także kosztów związanych z innymi wydatkami, wynikającymi ze zwykłej eksploatacji wynajmowanego samochodu, do których należy zaliczyć m.in. zakup paliwa, wymiany oleju, opłaty parkingowe oraz za korzystanie z autostrad, bieżące naprawy,remonty powypadkowe, części zamienne, a także ubezpieczenie pojazdu.

Inni odwiedzili również: creativecrew.pl

Warto jednak pamiętać, że powyższe wydatki można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, nie mniej jednak warunkiem koniecznym w tym przypadku jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu, czyli popularnej kilometrówki.

Suma wydatków nie może być większa niż limit stanowiący iloczyn kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Wspomniana stawka za kilometr zależy od pojemności skokowej silnika i wynosi odpowiednio:

1. a) dla silników o pojemności skokowej do 900 cm(3) – 0,5214 zł;
2. b) dla silników o pojemności skokowej powyżej 900 cm(3) – 0,8358 cm(3).

Ubezpieczenie i czynsz a wynajem samochodów

Przeważająca większość kosztów związanych z wynajmem auta musi być księgowana zgodnie z przytoczoną powyżej, ogólną zasadą, warto jednak pamiętać, że istnieją wyjątki.

Pierwszym z nich jest obowiązkowe ubezpieczenie samochodu, czyli OC, AC i NW. Wydatki związane z ubezpieczeniem auta osobowego można wliczyć w koszty uzyskania przychodu, nie mniej jednak należy pamiętać, że obowiązek ten zostanie uwzględniony w umowie najmu. W praktyce oznacza to, że konieczny jest zapis, który wskazuje, że koszty wynikające z ubezpieczenia samochodu stanowiącego przedmiot umowy ponosi podatnik-najemca. Należy jednak pamiętać, że ustawa uwzględnia wyjątek, czyli przepis dotyczący ograniczeń wysokości wydatków,które najemca ponosi z tego tytułu – wydatki poniesione zw związku z ubezpieczeniem OC są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w danym miesiącu w pełnej wysokości wyłącznie w sytuacji, gdy w danym okresie nie zostanie przekroczony limit kilometrówki.

Nieco bardziej zróżnicowane zdanie mają organy skarbowe w kwestii księgowania czynszu, czyli opłaty za korzystanie z samochodu. W niektórych zapisach znajdują się informacje, że czynsz nie stanowi opłaty eksploatacyjnej, a co za tym idzie, nie należy rozliczać go w ramach kilometrówki, lecz oddzielnie.

Nie brak jednak przeciwników tej teorii, którzy uważają, że opłata za wynajem bezpośrednio wiąże się z samochodem, a tym samym należy ją uwzględniać w kilometrówce.

Warto jednak pamiętać, że przed końcem roku 2013 minister finansów wydał ogólną interpretację, w której umieścił korzystne dla podatników wytyczne, dotyczące rozliczania czynszu bezpośrednio w kosztach podatkowych.